Secrétaire aux Ventes / Gestionnaire d'inventaire – HGrégoire Toyota Brossard

HGrégoire Toyota Brossard recherche un(e) Secrétaire aux Ventes / Gestionnaire d'inventaire pour soutenir les directeurs des ventes et assurer le suivi administratif complet des dossiers de ventes de véhicules neufs et d'occasion.

Objectif du poste

Libérer les directeurs des ventes des tâches administratives liées aux ventes et à l’inventaire, afin qu’ils puissent se concentrer sur la gestion d’équipe, les transactions clients et la rentabilité des dossiers. Garantir l’exactitude des informations, le respect des processus et un suivi rigoureux des dossiers pour une expérience client optimale et des livraisons efficaces.

Principales responsabilités

Administration des ventes

• Maintenir et mettre à jour le journal des ventes quotidiennement.
• Vérifier la conformité et la complétude des dossiers de vente.
• Assurer le suivi administratif pré-livraison.
• Coordonner les échanges entre les départements ventes, financement, service et comptabilité.
• Suivre les documents manquants auprès des clients et des institutions financières.
• Préparer et organiser les dossiers de livraison.

Gestion des commandes de véhicules

• Confirmer les commandes vendues auprès de Toyota Canada.
• Suivre les commandes clients et mettre à jour les statuts des véhicules.
• Communiquer les changements d’information aux directeurs des ventes et aux conseillers.
• Suivre les dates de production, d’expédition et d’arrivée.

Gestion de l’inventaire

• Maintenir l’exactitude de l’inventaire des véhicules neufs et usagés.
• Enregistrer et mettre à jour les véhicules dans les systèmes internes.
• Suivre les véhicules en transit et gérer les écarts d’inventaire.
• Produire des rapports d’inventaire à la demande de la direction.
• Suivre les échanges entre concessionnaires.

Soutien aux directeurs des ventes

• Préparer des rapports de performance et de ventes.
• Suivre les transactions en attente et assurer leur progression avec les départements concernés.
• Répondre aux demandes administratives des directeurs des ventes.
• Contribuer à l’amélioration des processus pour optimiser l’efficacité opérationnelle.

Contrôle et conformité

• Veiller au respect des politiques internes et des procédures du manufacturier.
• Vérifier l’exactitude des informations relatives aux véhicules et aux clients.
• Maintenir un classement rigoureux des dossiers électroniques et physiques.
• Assurer la confidentialité des renseignements personnels et financiers.

Compétences et profil recherchés

• Bilinguisme français-anglais (oral et écrit), niveau intermédiaire à avancé.
• Rigueur administrative et souci du détail.
• Excellente organisation et gestion des priorités; capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Sens de l’initiative et autonomie.
• Maîtrise de Microsoft Excel et de la suite Office.
• Excellentes aptitudes en communication.
• Connaissance du milieu automobile (atout).
• Expérience avec Reynolds, Activix ou systèmes similaires (atout).

Expérience requise

• Minimum 1 an d’expérience en Secrétariat des Ventes.
• Minimum 1 an d’expérience en Réception/Hôtesse.

Conditions de travail et avantages

• Type d’emploi : Temps plein, permanent

• Mode de travail : Présentiel

• Lieu : Brossard, QC

• Rémunération : 50 000 à 65 000 CAD annuels, selon expérience

• Avantages sociaux:

  • Régime d’assurance collective complet (dentaire, invalidité, maladie, assurance vie)
  • Congés payés
  • Événements d’entreprise
  • Programme d’aide aux employés
  • Stationnement sur place
  • Programme de reconnaissance Club HGreg

Si vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique dans le secteur automobile et contribuer à des livraisons fluide et professionnelles, ce poste est fait pour vous.